Conditions générales « Inscription »

Préambule 🔹 Les présentes conditions générales, ci-après nommées les Conditions Générales, sont édictées par la Coordination Education Enfance (en abrégé CEE), dont le siège est sis Boulevard du Midi 22, à 6900 Marche-en-Famenne.

1. Généralités

1.1 Les conditions ci-après régissent l’inscription d’un enfant à une activité, un événement ou un stage chez un opérateur d’accueil partenaire avec la Ville de Marche-en-Famenne, ainsi que le rôle joué par les agents de la CEE dans cette inscription.

Par son accord marqué électroniquement, préalable obligatoire pour procéder à toute inscription via le site enfance-jeunesse.marche.be, la personne responsable de l’enfant reconnaît avoir pris connaissance de nos Conditions Générales et en accepter l’ensemble des termes;

Ces Conditions Générales sont disponibles sur le site enfance-jeunesse.marche.be dans l’onglet « Contions Générales volet inscription » ; dans tous les cas, quiconque le souhaite peut demander un exemplaire de ces Conditions Générales via une simple sollicitation téléphonique, par mail ou par pli postal.

Dans tous les cas, ces Conditions Générales sont considérées comme ayant été consultées entièrement et acceptées lorsqu’un enfant est confié à un opérateur d’accueil partenaire avec la Ville de Marche-en-Famenne par un parent ou son responsable légal. En aucun cas, la coordination éducation enfance ne déroge aux Conditions Générales par accord particulier ou spécifique.

1.2 On entend par :

Opérateur / promoteur / partenaire : association/service qui organise des activités pour les enfants et les jeunes de 2,5 à 26 ans.
Activités parascolaires : activités se déroulant hebdomadairement de septembre à juin.
Événements pour enfants : activités se déroulant sur une seule journée.
Stages pour enfants : activités se déroulant sur une ou plusieurs semaine(s), en externat ou en internat.
Stages en internat : tout stage qui présente un hébergement entre les journées d’activité.
Stage en externat : tout stage effectué sans hébergement.

1.3 Les organisateurs de stages partenaires avec la Ville doivent remplir les critères fixés par celles-ci.

2. Droit d’inscription

2.1 Les inscriptions chez un opérateur d’accueil partenaire avec la Ville se font uniquement via le site enfance-jeunesse.marche.be.

2.2 Si le parent ou le responsable rencontre une difficulté au niveau informatique pour l’inscription en ligne, il peut contacter la Coordination Éducation Enfance au 084/32.69.90 ou sur l’adresse mail epe@marche.be.

Lors des soirées de lancement des inscriptions des stages d’été, le parent ou le responsable peut contacter le Centre de Support Télématique (CST) pour une aide lors de son inscription. Les dates, heures et numéro d’appel seront spécifiés sur le site dans l’onglet « Comment s’inscrire ». Une permanence physique et par téléphone est également prévue. Des ordinateurs seront mis à disposition et un accompagnement sera possible.

Le CST est situé Rue des Carmes, 22 à 6900 Marche-en-Famenne.

2.3 Le montant du droit d’inscription à un stage ou une activité figure sur le site Internet. La coordination éducation enfance se réserve le droit de modifier les inscriptions à tout moment sur demande de l’opérateur d’accueil. Les droits d’inscription d’un enfant/jeune seront ceux en vigueur le jour de son inscription.

Sauf stipulation contraire expressément transmise au responsable de l’enfant, le droit d’inscription est à payer uniquement par virement bancaire sur le numéro de compte de l’opérateur d’accueil indiqué sur chaque facture.

2.4 Une fois l’inscription enregistrée, les factures sont téléchargeables en versions PDF ou Word sur le profil du parent ou du responsable de l’enfant (dans l’onglet "inscription"). Ce sont uniquement les factures et leur paiement dans un délai de 3 jours qui confirment l'inscription des enfants.

2.5 A défaut de paiement des sommes dues à l’échéance reprise sur la facture et dans le point ci-dessus, l’inscription de l’enfant est annulée.

2.6 Sauf mention contraire, le montant de l’inscription à une activité (en externat) couvre : l’encadrement par des animateurs selon les horaires déterminés, l’assurance RC et accidents corporels. Sauf stipulation contraire, les repas, boissons et collations sont à fournir par les parents.

2.7 Sauf mention contraire, le montant de l’inscription à un stage en internat couvre : l’encadrement par des animateurs selon les horaires déterminés, les repas et collations, les nuitées, l’assurance RC et accidents corporels, la location du matériel, les droits d’entrées aux loisirs. Suivant le type de stage en internat, les trajets vers le centre d’hébergement sont soit à effectuer par les parents, soit organisés par l’opérateur d’accueil (dans ce dernier cas de figure, le montant de l’inscription inclus le trajet aller-retour).

2.8 Tout enfant/jeune participant à une activité, un événement ou un stage est tenu de respecter le règlement d’ordre intérieur et d’obtempérer aux consignes données par les moniteurs, accueillants et autres personnes ayant reçu le mandat de l’opérateur d’accueil pour encadrer les enfants. Ce règlement d’ordre intérieur est disponible sur le site internet dans l’onglet « promoteurs de stage ».

2.9 Tout participant à un stage est tenu d’être administrativement en ordre au niveau des documents de santé et de voyage, demandés par l’organisateur ou par le pays d’origine ou de destination (fiche santé, vaccins, autorisation de quitter le territoire,…).

3. Annulation d’un stage par le participant ou par ses représentants légaux

Il convient de se référer au règlement d’ordre intérieur de l’opérateur d’accueil chez qui l’enfant/le jeune est inscrit, concernant les modalités d’annulation (cas de force majeure, délai, remboursement éventuel,…).

4. Modification du programme d’un stage externat ou internat

4.1 En cas de nécessité, les opérateurs d’accueil se réservent le droit de modifier le programme d’un stage internat ou externat en avertissant personnellement les participants aux stages ainsi que leurs responsables.

4.2 L’opérateur d’accueil se réserve le droit de modifier les heures de départ et d’arrivée des trajets organisés ainsi que des dates et heures de rendez-vous. Il s’engage à prévenir dans un délai le plus court possible les parents ou les représentants légaux de l’enfant, par téléphone et/ou par mail.

4.3 En cas de force majeure (Covid-19,…), l’opérateur d’accueil se réserve le droit de modifier les consignes sanitaires, de sécurité et/ou d’organisation, en fonction des protocoles ou mesures imposés par l’O.N.E ou les autorités.

5. Annulation d’un stage par l’opérateur d’accueil

6. Assurances

6.1 Les enfants/jeunes sont couverts en responsabilité civile et accidents corporels auprès de l’assureur propre à chaque opérateur d’accueil.

6.2 En cas d’accident, l’opérateur d’accueil ne pourra être tenu en aucun cas de rembourser des frais complémentaires, divers et/ou qui ne seraient pas pris en charge par la couverture d’assurances de l’opérateur d’accueil.

6.3 Déclaration d’accident : les documents de déclaration d’accident sont à demander le jour même du sinistre, auprès du coordinateur de stage ou d’un responsable de l’activité de votre enfant. Ils sont à rendre à l’opérateur dans un délai de 48h.

7. Vols, casse, ou pertes d’objets

7.1 Les opérateurs d’accueil déclinent toute responsabilité en cas de vol, perte, détérioration d’objets personnels (vêtements, bijoux, jouets,…) des enfants. Il est interdit pour les enfants d’amener un gsm, des objets contondants, médicaments, canifs, briquet, allumette,….

7.2 Les opérateurs d’accueil ne pourront jamais être tenus responsables de la détérioration ou la casse de matériels ou équipements sportifs amenés par les participants (vélo, casque, canne à pêche,…).

8. Dispositions spéciales Covid-19

Les opérateurs d’accueil s’engagent à prendre toutes les mesures sanitaires et organisationnelles afin d’assurer la sécurité et la santé des participants : désinfection, masques individuels, gel,… Néanmoins, ils ne pourront être tenus responsables en cas de contamination pendant ou après le stage. En acceptant les conditions générales, le parent ou responsable de l’enfant :

autorise les encadrants à prendre les décisions médicales urgentes, en concertation avec le médecin de référence de l’opérateur d’accueil;
s’engage sur l’honneur à être joignable par téléphone et à avoir la possibilité de venir rechercher le participant immédiatement pendant toute la durée de l’activité;*
s’engage dans ce dernier cas à faire examiner le participant dès que possible (et endéans les 24h du retour au plus tard) par son médecin référent ou un autre médecin si ce dernier n’est pas disponible. Si l’enfant souffre d’une maladie chronique, le parent ou responsable de l’enfant s’engage à fournir une fiche médicale attestant de sa bonne santé actuelle et/ou d’un certificat médical attestant d’un état de santé préalable compatible avec la participation à l’activité (en référence avec les critères Sciensano guidant la reprise d’activités en collectivité pédiatrique). Les coordonnées de contact du médecin sont reprises sur la fiche/le certificat.

9. Formalités administratives – documents à compléter – RGPD

9.1 Lors d’une inscription à un stage ou à la plupart des activités organisées par les opérateurs d’accueil, les parents ou représentants légaux de l’enfant sont tenus de compléter entièrement la fiche santé de l’enfant qui se trouve en ligne. Tout manquement, inexactitude ou fausse information transmise sur la fiche santé complétée causant en tout ou en partie, directement ou indirectement, un incident ou un accident de quelque nature qu’il soit impliquera de facto une absence totale de responsabilité de l’opérateur quant à l’ensemble des conséquences directes et indirectes de cet incident ou de cet accident.

9.2 Les parents qui sont dans l’impossibilité de compléter en ligne la fiche santé sont tenus de contacter la coordination éducation enfance afin de procéder à l’encodage de celle-ci par téléphone au 084/32.69.90

9.3 Le parent ou responsable légal de l’enfant doit notifier sur la fiche de santé de son enfant s’il peut retourner seul lors d’une activité (en externat).

9.4 Pour certains stages en internat, une autorisation de voyager à l’étranger est demandée (voir le dossier du stage). L’enfant ne sera pas autorisé à prendre le départ si cette autorisation n’est pas dûment complétée. Dans pareille situation, aucun remboursement de frais ou de droits d’inscription ne sera réalisé.

10. Reconnaissances et autorisations diverses

Tout parent ou représentant légal qui inscrit son enfant en stage ou à une activité organisée par un des opérateurs d’accueil :

reconnaît avoir pris connaissance du programme des activités et autorise son enfant à y participer;
reconnaît avoir pris connaissance des modes de déplacement liés au stage, et autorise son enfant à les utiliser;*
reconnaît avoir précisé l’autorisation ou non de la prise de photos et vidéos de son enfant et la publication ou non de celles-ci;
reconnaît avoir mis à jour régulièrement la fiche santé de son enfant.

11. Réclamation, juridiction et droit applicable

Toute réclamation doit être introduite dans un délai de 15 jours à compter des faits par pli recommandé adressé à l’opérateur d’accueil concerné. Passé ce délai, l’évènement ayant donné lieu à la réclamation sera considéré comme nul et non avenu.

Les droits et obligations résultant des présentes Conditions générales sont exclusivement soumis au droit belge. L’introduction d’une réclamation ne suspend pas l’exécution des présentes Conditions générales.

En cas de litige relatif à une inscription, aux modalités d’organisation, de paiement et de fonctionnement des activités et stages, le parent/le responsable de l’enfant devra s’adresser en priorité à l’opérateur d’accueil concerné, afin de trouver une solution amiable.

À défaut d’issue amiable et quelle que soit l’origine du conflit, les litiges relatifs à l’exécution ou l’interprétation des présentes Conditions générales seront soumis aux juridictions de l’arrondissement judiciaire de Marche-en-Famenne ou au Tribunal compétent suivant l’article 624, 1°, 2° et 4° du Code judiciaire si le parent/le responsable de l’enfant est un consommateur au sens du Code de droit économique.

À toutes fins utiles, il est précisé que les délais pour agir judiciairement ne sont pas interrompus durant la période pendant laquelle une solution amiable est recherchée ou une médiation est sollicitée.

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